Szanowni Państwo,

przedstawiamy Państwu zalecenia Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w związku z realizowanymi działaniami w projektach ryczałtowych.

I. Jak należy podchodzić do propozycji np. zmiany formy szkoleń na zdalne w przypadku projektów rozliczanych z  zastosowaniem kwot ryczałtowych? Czy należy ponownie przeliczać i weryfikować budżety, czy też należy podejść do tego elastycznie i skupić się na osiągnięciu celu i założeń tych projektów (wskaźników do kwot ryczałtowych)?

W projektach rozliczanych z zastosowaniem kwot ryczałtowych, ze względu na obowiązujące regulacje, w tym zwłaszcza przepisy unijne, należy dążyć do osiągania zakładanych pierwotnie celów i rezultatów projektu. W związku z brakiem jednoznacznego stanowiska KE w zakresie sposobu postępowania z projektami ryczałtowymi do każdego przypadku należy podchodzić indywidualnie. Ze względu jednakże na wystąpienie siły wyższej w postaci pandemii COVID-19 wskazane jest stosowanie elastycznego podejścia i koncentracji na osiągnięciu produktu lub rezultatu założonego dla kwoty ryczałtowej.

Jeżeli więc beneficjent chce skorzystać z możliwości zmiany formy szkoleń ze stacjonarnej na zdalną, należy mu to umożliwić przy zachowaniu poniższych wymogów:

1. szkolenia w trybie zdalnym powinny być prowadzone w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem połączeń on-line; trener prowadzi szkolenie w czasie rzeczywistym, w formie umożliwiającej przekazanie i utrwalenie treści określonych w programie szkolenia; liczba uczestników szkolenia powinna umożliwić wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.); materiały dydaktyczne mogą przybrać formę e-podręczników, plików dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie, materiałów VOD, itp.; materiały powinny zostać dostarczone uczestnikom przed rozpoczęciem szkolenia;

2. realizator szkolenia powinien zapewnić rozwiązania techniczne pozwalające uczestnikom w pełni zrealizować zakładany program szkolenia; realizator szkolenia powinien wskazać:

– platformę /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzone będzie szkolenie,

– minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer uczestnika,

– minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować uczestnik,

– niezbędne oprogramowanie umożliwiające uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów,

– okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w szkoleniu on-line;

3. w przypadku, gdy szkolenie było już realizowane w formie stacjonarnej organizator szkolenia ma obowiązek uzyskania akceptacji zmiany formy szkolenia na zdalną od wszystkich uczestników; fakt uzyskania akceptacji powinien być udokumentowany, np. w postaci zarchiwizowanej korespondencji mailowej;

4. całość szkolenia realizowanego zdalnie musi być rejestrowana/ nagrywana na potrzeby m.in. monitoringu, kontroli lub audytu; nie ma obowiązku rejestrowania/nagrywania wizerunku uczestników (wideo), niemniej jeśli szkolenie ma formę szkolenia zdalnego, na nagraniu powinien być widoczny trener, a podmiot realizujący szkolenie powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie obecności wszystkich uczestników na szkoleniu (np. poprzez monitorowanie czasu zalogowania do platformy i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności/aktywności uczestników, czy też zebranie od uczestników potwierdzeń przekazanych mailem, że uczestniczyli w szkoleniu; na tej podstawie powinna zostać sporządzona lista obecności na szkoleniu); podmiot realizujący szkolenie musi zapewnić uzyskanie wszystkich niezbędnych zgód umożliwiających rejestrowanie/nagrywanie szkolenia; nagrywanie szkolenia i udostępnianie nagrania do celów kontroli, audytu lub monitoringu nie wymaga zgody trenera – jest obligatoryjne; jeżeli trener nie wyrazi na to zgody, wówczas szkolenie nie może się odbyć; udostępnienie nagrania do celów utrwalania efektów uczenia się jest opcjonalne i wymaga pozyskania przez podmiot realizujący szkolenie zgody od trenera na wykorzystanie nagrania do takiego celu;

5. realizacja formy zdalnej nie zwalnia podmiotu realizującego szkolenie z obowiązków związanych z badaniem efektywności wsparcia, w tym pomiaru kompetencji nabytych na szkoleniu;

6. realizator szkolenia musi zapewnić możliwość przekazania uczestnikom dokumentów potwierdzających zakończenie udziału w szkoleniu/efekty uczenia się/uzyskane kwalifikacje; dokumenty te mogą mieć formę elektroniczną.

Dla wydania zgody na wnioskowaną przez beneficjenta zmianę w ww. zakresie, niezbędne jest uzasadnienie wskazujące na trudności i ograniczenia wynikające z pandemii COVID-19. Jednocześnie zgoda na dokonywanie zmiany formy świadczenia usługi szkoleniowej ze stacjonarnej na zdalną powinna dotyczyć wyłącznie okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, tj. od dnia 14 marca 2020 r. do odwołania oraz okresu obowiązywania stanu epidemii, tj. od dnia 20 marca 2020 r. do odwołania.

Taka zmiana formy świadczenia usługi nie wymaga zmiany kwoty ryczałtowej – jeżeli beneficjent zakłada realizację usługi i będzie z niej rozliczany na dotychczasowych zasadach, chyba że wskaźniki lub dokumenty wyraźnie wskazywały na świadczenie usługi w formie zdalnej. W takim przypadku należy zmienić wniosek o dofinansowanie i umowę o dofinansowanie, tak aby dostosować wskaźniki i dokumenty. Taka zmiana – z uwagi na pandemię COVID-19 – jest możliwa w trakcie realizacji projektu, ale tylko faktycznie w zakresie wynikającym bezpośrednio z COVID-19.

II. Jak należy podejść do rozliczenia wydatków jeżeli w ramach kwot ryczałtowych Beneficjenci zaplanowali wydatki, które w sposób oczywisty nie zostaną ponoszone, np. catering, dowóz uczestników projektu, wyjazdy edukacyjne – należy zatwierdzić całą kwotę ryczałtową tylko w przypadku zaproponowania przez Beneficjenta i zatwierdzenia przez instytucję innych zasadnych wydatków czy należy zatwierdzić kwotę bez wymagania potwierdzenia jakości realizacji danego zadania w zakresie w/w wydatków, czy można zaproponować żeby beneficjent przedstawił inne wydatki na ta kwotę – np. zakup drobnego sprzętu, czy też należy zmniejszyć proporcjonalnie kwoty ryczałtowe i rozliczyć mniejsze?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS na lata 2014-2020 (Sekcja 6.6.1 pkt 4), kwota ryczałtowa jest to określona w umowie o dofinansowanie zapłata za wykonanie uzgodnionego na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie zadania w projekcie. W związku z brakiem jednoznacznego stanowiska KE w zakresie sposobu postępowania z projektami ryczałtowymi do każdego przypadku należy podchodzić indywidualnie.

Jeżeli w następstwie pandemii CODIV-19, którą należy rozpatrywać w kategorii wystąpienia siły wyższej, beneficjent nie jest w stanie zrealizować zadania objętego kwotą ryczałtową w sposób określony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie (np. zrealizował szkolenie w formie zdalnej a nie stacjonarnej), o ile osiągnął wskaźniki przyjęte dla rozliczenia tej kwoty ryczałtowej i posiada dokumenty na potwierdzenie tego faktu (wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie) to nie można mówić o naruszeniu przez beneficjenta warunków umowy o dofinansowanie dotyczących założeń projektu opisanych we wniosku o dofinansowanie. Jeżeli wskaźnik został osiągnięty to nie patrzymy na to, czy catering został dostarczony, etc. Ocenie powinien podlegać końcowy efekt.

Jeżeli jednak dana kwota ryczałtowa nie może być zrealizowana w żaden sposób z uwagi na pandemię COVID-19, IZ/IP może renegocjować warunki realizacji projektu i zmienić jego zakres, w uzgodnieniu z beneficjentem. Będzie to oznaczało renegocjowanie kwot ryczałtowych a tym samym rewizję budżetu, wskaźników i dokumentów na potwierdzenie ich wykonania. Należy jednak zwrócić szczególną uwagę, aby zmianie podlegały faktycznie tylko te kwoty ryczałtowe, których wykonanie nie było możliwe z uwagi na pandemię COVID-19.

W projektach grantowych RLKS należy pamiętać, aby oszczędności były przeznaczone na cele projektowe.

III. Jak należy podejść do rozliczenia wydatków jeżeli w ramach kwot ryczałtowych Beneficjenci zaplanowali osiągnięcie wskaźników, których nie są w stanie w 100% osiągnąć?

W związku z brakiem jednoznacznego stanowiska KE w zakresie sposobu postępowania z projektami ryczałtowymi do każdego przypadku należy podchodzić indywidualnie, w szczególności zweryfikować, czy faktycznie brak możliwości realizacji kwoty ryczałtowej wynika z COVID-19 czy innych czynników, na które beneficjent mógł mieć wpływ.

W pierwszej kolejności należy dążyć do pełnej realizacji projektu bądź w drodze jego wydłużenia (o ile takie działanie jest zasadne i możliwe oraz pozwoli na osiągnięcie zakładanych wskaźników) bądź ewentualnie, o ile zadania niemożliwe do realizacji jeszcze się nie rozpoczęły, zmianę umowy o dofinansowanie i zastąpienie zadań niemożliwych do realizacji zadaniami adekwatnymi do istniejących warunków (zgodnie z odpowiedzią w pkt 9). Wprowadzane zmiany powinny być jednakże minimalizowane a wartość zawartej umowy o dofinansowanie co do zasady nie powinna wzrastać.

W przypadku gdy żadna z powyższych możliwości nie ma uzasadnienia, przy zamykaniu projektu należy ocenić wpływ COVID-19 na brak osiągnięcia realizacji projektu i rozważyć zastosowanie reguły proporcjonalności.

IV. Czy można aneksować umowy o dofinansowanie projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi – na to co się wydarzyło do 13 marca 2020 r. i na to co potem, np. beneficjent zdążył przeszkolić część osób w związku z tym kwota ryczałtowa zostałaby podzielona proporcjonalnie do zrealizowanego rezultatu (jeśli przeszkolił 50% osób to dostaje 50% kwoty a pozostałe środki są zwracane lub projekt jest przedłużany a działania są kontynuowane kiedy taka możliwość się pojawi)?

Może się zdarzyć, że z powodu pandemii beneficjent nie będzie w stanie zrealizować w ramach kwoty ryczałtowej działania, do którego bezpośrednio przypisany jest wskaźnik rozliczający kwotę ryczałtową, np. wyjazd edukacyjny, objęcie wsparciem szkoleniowym 100% zakładanych uczestników, ukończenie staży zawodowych przez 100% uczestników. W takiej sytuacji w oparciu o obecnie obowiązujące przepisy nie byłoby podstawy do kwalifikowania kwoty ryczałtowej, gdyż zadanie nie zostanie zrealizowane, a wskaźniki osiągnięte. W takiej sytuacji o ile to możliwe zaleca się wydłużenie okresu realizacji projektu do czasu aż beneficjent będzie mógł zrealizować zadanie w pełnym zakresie i osiągnie zakładany dla kwoty wskaźnik / wskaźniki.

Ewentualnie, jeśli w indywidualnym przypadku IZ/IP uzna to za najlepsze rozwiązanie (np. zadanie się jeszcze nie rozpoczęło albo jego zakończenie nie jest możliwe), w drodze aneksu do umowy o dofinansowanie możliwa jest rezygnacja lub zmniejszenie zakresu takiego zadania i obniżenie wartości projektu o równowartość niezrealizowanego zadania lub też zastąpienie go innym zadaniem, które w obecnych warunkach beneficjent jest w stanie zrealizować i jest ono zgodne z celem projektu. Należy jednak zwrócić uwagę, aby zmniejszenie zakresu dotyczyło wyłącznie działań niemożliwych do realizacji z uwagi na pandemię COVID-19.

Uwaga! Zalecenia obowiązują od dnia 20.05.2020r. 

Biuro LGD

ul. Królowej Jadwigi 15
88-100 Inowrocław
mail: lgd@inowroclaw.pl
tel. 52 353 24 40

Godziny otwarcia:

Poniedziałek 8:00-16:00
Wtorek 8:00-18:00
Środa 8:00-16:00
Czwartek 8:00-16:00
Piątek 8:00-14:00


Biuro w pełni dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo.

Napisz do nas:

13 + 11 =

newsletter